La signature électronique : un atout pour votre entreprise

Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

Une signature électronique est la transposition dans le monde numérique d'une signature manuscrite.

Elle permet de dématérialiser la signature de documents en leur procurant une valeur juridique. Cette démarche doit se réaliser en parfaite conformité avec la réglementation européenne eIDAS. En contrepartie du respect de ces exigences réglementaires, le droit lui reconnaît sa valeur juridique.

La signature électronique repose sur deux piliers forts :

• la capacité à prouver l’intégrité d’un document, autrement dit, la garantie que son contenu n'a pas été modifié.
• l’identification du signataire, ou la certitude qu’il est bien la personne qu’il prétend être.

Comment prouver l'intégrité du document signé ?

Le document est scellé (et donc non modifiable) avec le procédé cryptographique le plus fiable qui soit, garantissant ainsi son intégrité.

Un horodatage qualifié va donner à la signature du document et au document lui-même, une valeur probante à la date et l'heure de la signature.

L’ horodatage qualifié, c’est comme le tampon encreur que l’on appose sur une facture pour définir la date et l’heure de réception.

L’horodatage scelle le document et donne une preuve de dépôt du document qui est ainsi irréfutable !

Exemple  : dans le cas d'un contrat d’assurance vie → l'horodatage qualifié garantit que le document a bien été signé avant le décès !

Comment prouver l'identité du signataire ?

Il est nécessaire d’authentifier le signataire.

En effet, l’authentification permet de savoir qui est le signataire et de le prouver avec un secret qu'il est supposé être le seul à connaitre (exemple : mot de passe) ou avec quelque chose qu'il a en sa possession et qu'il est censé être le seul à détenir (exemple : certificat électronique).

Quels sont les différents types de signatures électroniques ?

Il existe 3 principaux types de signatures électroniques, selon le règlement eIDAS :

• la signature électronique simple
• la signature électronique avancée 
• la signature électronique qualifiée

Le processus de la signature électronique

1. Vous avez créé le document à faire signer au format PDF. Dans l’interface d’outil de signature de votre prestataire, vous définissez les signataires du document et les emplacements des signatures sur le document. Vous envoyez le tout.
2. Les signataires définis reçoivent par email un document à signer, et un code par SMS. Ils consultent les documents et apposent leur signature dans la zone que vous avez prévue.
3. Vous recevez une alerte qui indique que vos destinataires ont signé le document ou refusé de le signer. Vous et les signataires pouvez alors conserver le document. Le prestataire le conserve également dans un environnement de stockage sécurisé.

Quand utiliser la signature électronique ?

C’est simple : on peut TOUT signer de manière dématérialisée et à distance, alors les usages sont innombrables...

À chaque fois que l’on a recours au stylo papier et au face à face, on peut maintenant substituer cet acte physique par une signature dématérialisée et à distance.

Un avenant à un contrat de travail, un compromis de vente, une assurance, un prêt bancaire…. Et tout cela dès lors qu’il y a un signataire ou une dizaine !

Quels sont les avantages de la signature électronique ?

• Gain de temps

Grâce à la signature électronique, il n’est plus nécessaire de se déplacer chez l'agent immobilier ou chez le banquier qui ne peut pas vous recevoir le week-end. Les délais de réception des documents sont également considérablement raccourcis.

• Réduction des coûts

Qui dit gain de temps dit gain d’argent ! Pas de rendez-vous physique donc pas de frais de déplacement, ni de frais postaux  Pas de frais d’impression en de multiples exemplaires !