Gérer son temps : un levier stratégique, pas seulement une question d’organisation

La gestion du temps est souvent abordée sous l’angle des outils, des agendas partagés, ou encore des méthodes de productivité. Mais ces éléments, aussi intéressants soient-ils, ne suffisent pas à résoudre les difficultés rencontrées sur le terrain. En entreprise, une gestion du temps efficace repose d’abord sur la clarté des missions, la capacité à prendre en compte l’inévitable imprévu, la maîtrise de ses priorités et la connaissance de son mode de fonctionnement.

Un des facteurs majeurs de perte de temps réside dans le manque de clarté sur ce qui est réellement attendu. Lorsqu’une personne ne sait pas précisément quels sont ses objectifs prioritaires, elle risque de se disperser, de répondre à toutes les sollicitations, et finir par travailler dans l’urgence.

Pour éviter cela, il est essentiel de :

1. Identifier les missions essentielles du poste, y compris pour les dirigeants.
2. Définir des résultats concrets et mesurables qui valident la réussite de ses missions.
3. Aligner les priorités individuelles avec les priorités de l’équipe et de l’entreprise.

Cette clarification permet de distinguer ce qui est important de ce qui est accessoire dans les missions et les résultats à obtenir. C’est également un prérequis indispensable pour savoir dire non à certaines demandes, sans culpabiliser.

Savoir gérer son temps implique la capacité à hiérarchiser les tâches. Cette priorisation ne doit pas reposer uniquement sur le degré d’urgence, mais surtout sur la valeur ajoutée que chaque tâche apporte aux objectifs poursuivis.

Plusieurs outils peuvent être mobilisés :

1. La matrice d’Eisenhower, qui distingue l’urgent de l’important.
2. La règle du 80/20, pour concentrer l’effort sur les tâches à fort impact.
3. La priorisation hebdomadaire, avec la définition d’un objectif clé par semaine.

Prioriser, c’est aussi accepter de ne pas tout faire. C’est faire des choix, parfois renoncer, afin de préserver sa concentration et son efficacité sur ce qui produit réellement des résultats. C’est également accepter de déléguer à d’autres ce qui peut être fait dans le respect de leurs missions, de leur gestion du temps et de leurs capacités.

La gestion du temps n’est pas qu’une question de méthode : elle dépend aussi de la manière dont chacun fonctionne. Certaines personnes ont tendance à se disperser, d’autres à se surcharger ou à se laisser envahir par les demandes des autres. Ces difficultés varient selon les profils, les modes de pensée, et les contextes de travail.

 Le dispersé : difficulté à terminer ce qui est commencé 

Symptômes : multitâche excessif, passages fréquents d’une activité à l’autre, faible taux de tâches réellement finalisées.

Pistes d’action :

• Travailler en séquences de 25 à 45 minutes focalisées.
• Fermer les sollicitations (boîte mail, notifications).
• Limiter le nombre de tâches ouvertes simultanément.
• Bloquer des temps dédiés à la finalisation.
   

 Le sur-engagé : tendance à faire passer les autres avant ses propres missions 

Symptômes : sursollicitation, difficulté à poser des limites, à dire non, surcharge chronique.

Pistes d’action :

• Réserver des créneaux "protégés" pour les tâches à valeur ajoutée.
• Apprendre à différer une demande sans se justifier excessivement.
• Clarifier ses priorités, normalement ce qui est « important » et « important-urgent ».
• Travailler la capacité à dire non de manière constructive.
   

 Le mal-calibré : difficulté à estimer la durée des tâches 

Symptô mes : plannings irréalistes, retards fréquents, fatigue liée à la course permanente.

Pistes d’action :

• Mesurer le temps réel passé sur les tâches pour mieux calibrer la planification dans l’avenir.
• Ajouter systématiquement une marge de sécurité (20 à 30 % du temps prévu).
• Prévoir des points d’étape intermédiaires dans les longs projets.
• Analyse les temps passés par rapport aux temps prévus pour analyser et comprendre les écarts.

 Le surchargeur : to-do lists interminables, sentiment de débordement 

Symptômes : accumulation de tâches, incapacité à hiérarchiser, stress persistant.

Pistes d’action :

• Limiter volontairement le nombre de tâches par jour, surtout quand il faut planifier des plages de temps d’imprévus.
• Distinguer les tâches importantes des simples listes de tâches alternatives (si j’ai du temps pour cela).
• Mettre en place une revue hebdomadaire pour trier, réévaluer, et supprimer.
• Évaluer chaque tâche selon trois critères : urgence, impact, faisabilité.

Outre cet aspect de mieux appréhender sa gestion du temps, connaître son mode de fonctionnement peut également être utile pour comprendre mes atouts et difficultés en tant que manager et chef d’entreprise. 
 

Une bonne gestion du temps repose sur des routines claires, une organisation simple et une régularité dans la mise à jour des priorités. Il ne s’agit pas d’utiliser les derniers outils numériques à la mode, mais de construire une organisation personnelle qui soit :

1. Cohérente avec ses objectifs,
2. Adaptée à son mode de fonctionnement, ce qui suppose de le connaître, pas de le supposer,
3. Suffisamment souple pour absorber les aléas sans risque pour soi.

Les éléments essentiels de ce système :

• Un agenda clair, avec des blocs réservés aux tâches importantes, avec rappel de l’objectif attendu pour cette plage temps (l’agenda peut être papier ou numérique).
• Une to-do liste courte, réaliste, hiérarchisée par ordre d’importance.
• Une revue hebdomadaire, pour prendre du recul sur la semaine passée et ajuster l’organisation de la semaine à venir à partir des constats faits.
• Des règles de gestion des sollicitations, partagées avec l’équipe si besoin.