Etre en règle avec l’administration fiscale : les recommandations de nos experts-comptables

Tout d’abord, petit rappel sur la PAF : qu’est-ce que c’est ?

La Piste d'Audit Fiable (PAF) consiste à mettre en place des contrôles internes « documentés » et « permanents » spécifiques à la gestion des factures. Elle permet d'apporter la preuve de la validité des factures et de convaincre le vérificateur fiscal du sérieux de vos processus dédiés à la facture.

L’article 289 VII du Code général des impôts prévoit que la règlementation PAF s’applique pour toutes les factures papier et électronique non sécurisées.

Que permet la PAF ?

• L’authenticité de l’origine : Pouvoir démontrer que la personne qui vous a établi la facture est bien la personne qui vous a rendu le service/livré le bien.

• L’intégrité du contenu : Pouvoir garantir que la facture que vous passez en comptabilité correspond exactement à la facture qui a été éditée par votre fournisseur.

• La lisibilité de la facture : Pouvoir présenter la facture archivée dans un format lisible par tous sur écran ou papier.

Quelles conséquences si la piste d’audit est défaillante ?

L’absence ou l’insuffisance de contrôles internes peut entraîner les sanctions suivantes :

• Pour les factures entrantes : une remise en cause de la TVA déductible sur les factures d’achat.
• Pour les factures sortantes : une remise en cause du caractère original de la facture de vente émise, entraînant une pénalité de 50 % du montant qui a été ou aurait dû être facturé (ramenée à 5% si les factures correspondantes ont bien été comptabilisées).

Et le FEC, qu’est-ce que c’est ?

Le FEC, Fichier des Ecritures Comptables, est un fichier qui contient l’ensemble des écritures comptables de votre entreprise ou de votre activité professionnelle pour une période donnée. La structuration informatique de ce fichier et les informations à transmettre pour chaque écriture ont été définies par l’administration fiscale en se fondant sur les règles de base applicables à la tenue des comptabilités et aux comptabilités informatisées.

A quelles obligations doit répondre le FEC ?

• Chaque opération doit être enregistrée, et ce en distinguant chaque journée.
• Pour chaque écriture, il convient de saisir la référence de la pièce justificative ainsi qu’un libellé explicite.

Pour que la comptabilité présentée ait force probante, les écritures qui la composent et qui sont reprises dans les FEC doivent être validées (validées = rendues intangibles de telle sorte que toute modification ou suppression soit impossible).

Les écritures justifiant des déclarations, entre autres les déclarations de TVA et les déclarations de résultat, doivent être validées au plus tard lors de leur dépôt. Il est de plus en plus fréquent que l’administration fiscale demande les fichiers d’écritures comptables liés aux déclarations de TVA. Les écritures fondant les déclarations mensuelles ou trimestrielles de TVA doivent être validées au moment du dépôt de ces déclarations.

Si l’analyse des données du FEC réalisée fait ressortir des incohérences ou des anomalies dans la comptabilité, le vérificateur vous questionnera sur les points relevés, ou bien réalisera des contrôles supplémentaires.

Quand générer le FEC ?

En théorie, le FEC peut être généré à tout moment, en cas de contrôle, et ce même sur un exercice en cours. Pour cela, il sera nécessaire de veiller à ce que toutes les écritures soient validées, de manière à justifier les déclarations fiscales qui ont été effectuées sur l’exercice.

Il est obligatoire de le générer après la clôture de chaque exercice, une fois que toutes les écritures ont été comptabilisées et validées (et ce avant la date limite de dépôt des comptes accordé par l’administration fiscale).

Quels risques en cas de non production du FEC ou d’un FEC non conforme ?

Lors d’un contrôle fiscal, cette remise doit avoir lieu lors de la première intervention sur place du vérificateur ou dans les 15 jours suivant la réception de l’avis. A défaut, vous êtes passible d’une amende de 5 000 € ou, en cas de rectification à l’issue de la vérification et si le montant est plus élevé, d’une majoration de 10 % des droits mis à votre charge. Ces sanctions sont applicables à chaque année contrôlée.

Notre conseil : simplifiez-vous la vie !

Si cela vous parait compliqué, ou fastidieux, nous vous encourageons à nous confier la saisie de vos documents. Cela vous fera gagner du temps et vous permettra d’être en conformité.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre comptable Cerfrance BFC habituel.

Lucie Surdon-Marchand, Responsable d’Equipe Comptable Cerfrance BFC

Dorothée Fossat, Expert-Comptable Responsable d’Equipe Comptable Cerfrance BFC

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